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Tout logiciel de facturation qui se veut crédible doit pouvoir répondre aux besoins clés d’une entreprise. En effet, il doit pouvoir présenter certaines fonctionnalités clés qui s’avèrent indispensables pour révolutionner le fonctionnement de l’entreprise. Ces derniers constituent également des critères de choix incontournables pour trouver le bon logiciel de facturation en entreprise.
Entre émission en automatique de factures récurrentes, gestion de paiement en ligne, intégration à d’autres logiciels, création multiples et personnalisation de devis, voici en détails les 5 fonctionnalités clés d’un logiciel facturation en ligne.
La possibilité d’émettre des factures récurrentes
Éditer une facture demeure un passage indispensable pour alimenter les caisses d’une entreprise. Mais parfois, la gestion des factures récurrentes peut s’avérer quelque peu compliquée. Pour cause le processus requiert du temps et de la mobilisation de ressources.
Pour pallier ce problème, l’une des fonctionnalités premières d’un bon logiciel de facturation est l’automatisation de la gestion des factures. Il permet d’effectuer une programmation périodique de la conception et de l’envoi des factures aux clients désignés. Avec ce logiciel, la conception manuelle et chronophage des factures est donc remplacée par une solution plus dynamique.
Une fois automatisée, l’émission des factures récurrentes vous aide à optimiser la gestion des tâches administratives. Vous obtenez ainsi un tableau de bord plus précis pour une gestion plus efficace de la trésorerie.
Au nombre des logiciels de facturation en ligne les plus performants, le logiciel Zervant se décline comme l’outil le plus fiable pour automatiser vos process.
La gestion des paiements en ligne
Le paiement en ligne est une fonctionnalité que tout logiciel de facturation en ligne digne du nom doit pouvoir proposer.
En effet, cette option vous permet de régler vos factures sans passer par des intermédiaires. Elle simplifie et accélère le processus de facturation, ce qui encourage les prospects et les clients à passer à l’action.
Avec ce logiciel, vos factures sont générées automatiquement et réglées en quelques clics à travers un lien. Le paiement en ligne vous permet donc de consacrer moins de temps aux règlements des factures et plus de temps à augmenter votre productivité.
La possibilité de gérer plusieurs devis
Le devis est une étape très importante dans le cadre de toute opération commerciale. Ce document précédant l’émission de la facture doit être réalisé en toute transparence et présenté clairement au client.
Si vous prévoyez d’acquérir un logiciel de facturation, veillez donc vous assurez qu’il possède une fonctionnalité de création et de gestion de devis. La plupart de ces outils vous permettent de gérer plusieurs devis et ce sans défauts.
Le logiciel vous aidera ensuite à transmettre le document au client sans que vous n’ayez à échanger par e-mail.
L’intégration avec d’autres outils de gestion
Un logiciel de facturation doit être en mesure d’effectuer une synchronisation avec d’autres outils de gestion tels que des logiciels de comptabilité. Cette option vient simplifier et automatiser l’enregistrement de toute opération de nature financière ou commerciale.
Ce genre de logiciel est destiné à être utilisé dans les grandes entreprises qui gèrent plusieurs clients à la fois ou émettent de nombreuses factures. Il peut également être utilisé pour couvrir l’absence d’un expert-comptable.
Des modèles de factures personnalisables
Les documents envoyés à vos clients et prospects ont tout intérêt à être professionnels et originaux. En effet, ceux-ci reflètent l’image de l’entreprise. De la mise en page au design, en passant par le style d’écriture, chacun de ces éléments doit être conçu sur mesure pour susciter des émotions positives chez les destinataires.
La majorité des logiciels de facturation en ligne propose trois différents styles de modèles de facture : classique, créatif ou épuré. D’autres vont plus loin grâce à leurs paramètres qui vous permettent de personnaliser vos factures et vos devis.
Ainsi, vous pouvez vous adopter une police d’écriture, un logo, une couleur, enregistrer par défaut les conditions et les termes…, de façon à personnaliser à volonté le document.